ISO 9001 sertifikasını almaya hazırsanız, öncelikle kalite yönetim sistemi gerekliliklerini yerine getirmeniz gerekir.
Gerekleri karşılayıp denetlendiğiniz taktirde sertifika alabilirsiniz.
Kalite Yönetim Sistemi’ nin en önemli 7 Gereksinimi;
- Organizasyon Bağlamını Anlamak ve Ortaya Koymak: Kurum amaç ve yönünü etkileyebilecek iç ve dış unsurlarını anlamalıdır.
Bu unsurlar, istenilen sonuca ulaşma kabiliyetine müdahale edebilir ya da kabiliyeti artırabilir. Örneğin, Kuruluş, faaliyet kapsamı için yasal mevzuatlar gibi, çalışma şeklini etkileyebilecek herhangi bir dış politikaya bakmalı ve bunları izlemelidir.
- Liderlik:
Kuruluşun üst yönetimi, kaynak sağlamalı, kuruluşun öncülüğüne yatırım yapılmalı ve yönetim sisteminin değerlerini ve müşteri odaklılığını korumayı taahhüt etmelidir.
Örgüt içinde herkes liderlik rollerini kimin üstlendiğini ve sorumluluklarının ne olduğunu iyi anlamalıdır. Liderler kalite yönetim sisteminin etkinliği konusunda sorumluluk alabilmeli, tüm prosedürlerin takip edildiğinden emin olabilmeli ve tutarlı bir şekilde amaçlara ulaşım için yapılan çalışmaların, kuruluşun stratejik yönüyle uyumlu olmasını sağlayabilmelidir.
- Planlama:
Kalite Yönetim Sistemini planlayan bir kuruluş, sistemin karşılaşabileceği riskleri veya fırsatları göz önünde bulundurmalıdır.
Ayrıca sistem için kalite amaçlarını oluşturmalı, daha sonra bu amaçlara ulaşılıp ulaşılmadığını izlemek için bir plan ortaya koymalıdır.
Yönetim sistemi üzerinde değişiklik yapılması gerekiyorsa, zaman içinde bu değişikliklerde onaylanıp planlanmalı ve uygulanmalıdır.
Planlama, sorunsuz ve akıllı işlemler için kilit faaliyet olabilir. Kuruluş müşterisi, proje ortasında ani ve önemli bir değişiklik isterse, şirket bunu direkt olarak kabul etmemeli ve müşteri ile değişimin süreci nasıl etkileyeceğini, hangi değişikliklerin yapılması gerektiğini, değişikliğin ürüne etkilerini ve yeni maliyetleri değerlendirmelidir.
- Destek:
Kuruluş, yönetim sistemini kurmak, uygulamak, sürdürmek ve iyileştirmek için neyin gerekli olduğunu belirlemelidir.
Ayrıca, yukarıdaki parametreleri yönetmek için organizasyondaki hangi kişilerin sorumlu olduğunu da belirlemelidirler.
Belirlenen amaçlara ulaşmak için uygun altyapıya ve çevreye sahip olma yapısı sağlamalıdır. Kuruluş, faaliyetleri başlattığında, faaliyetlerin gerektiği gibi idare edildiğini, standarda uygun şekilde kaynaklar ile donatılıp donatılmadığını ölçmelidir. Sonucun gerektiği gibi olmadığı durumlarda gerekli alana/alanlara yeni insan kaynağı veya makineyi/ekipmanı ilave etmeyi değerlendirmelidir.
- Operasyon:
Kuruluşun, Ürün ve/veya hizmet sağlamak için amaçlanan çıktıyı üretmek adına belirli süreçleri oluşturması ve yürütmesi gerekir.
Müşterilerle beklentileri konusunda faydalı ve bilgilendirici bir şekilde iletişim kurmayı taahhüt etmeli ve müşterilere sunacakları belli bir ürün ve hizmet kalitesini tutarlı bir şekilde sunmak için gereklilikleri oluşturmayı taahhüt etmelidir.
Sonuçta ürün, taahhüt edilen beklentiyi karşılamıyorsa, müşteriye ürünü teslim etmemeli, ettirmemeli ve üretim süreçlerini gözden geçirmelidir. O halde müşteri için ürünler üretiyorsanız, operasyonunuzun önemli bir kısmı, depolama, taşıma, son kullanma tarihlerini ayarlama ve izleme gibi şeyleri de dahil olmak üzere çıktılarınızın tutarlı ve yüksek kalitede olmasını sağlayabileceğiniz yolları düşünmelisiniz.
- Performans değerlendirmesi:
Kuruluş, yönetim sisteminde yer alan tüm performanslarının nasıl izleneceğini ve ölçüleceğini belirlemelidir.
Bu performans tespitinde, standart kriterlerin karşıladıklarından emin olmak için düzenli olarak denetimleri kullanmalıdır. Ayrıca, yönetim sisteminin, yeterli, etkili ve etkin olduğundan emin olmak için düzenli olarak izlenmesi ve gözden geçirilmesi gereklidir.
Örneğin, müşteri ile iletişime geçerek ürün memnuniyet durumu değerlendirilebilir. Çalışmayan süreçleri ve nasıl gelişebileceklerini yansıtmak için müşteri şikayetleri denetlenebilir.
- İyileştirme, Düzeltme, Sürekli İyileştirme ve gelişim:
Kalite Yönetim Sisteminin en önemli kriterlerinden birisi sürekli iyileştirmedir.
Kuruluşlar uygunsuzlukların veya şikayetlerin olduğu yerlere bakmalı, sonra bu sorunların nasıl ele alınacağına karar vermelidir. Sürekli olarak yönetim sisteminin etkinliğine bakmalı ve onu daha sürdürülebilir veya verimli hale getirecek alanlar ya da faaliyetler olup olmadığını belirlemelidir.
Eğer bir müşteri bir projenin nasıl yürütüldüğü ile ilgili bir problem yaşarsa, bir kuruluşun oturması ve sorunların nerede olduğunu görmek için planları ve süreçleri incelemesi, ardından sorunun çözülüp çözülmeyeceğinden emin olması için projenin geri kalanını tekrar gözden geçirmesi gerekir. Sorunların giderilmesi, işin ve ürünün düzenli olarak gözden geçirilmesi, sorunların tekrar ortaya çıkmaması için gerekli ve bir an önce uygulanması gereken faaliyetleri yaptırır.
