Tanım olarak ISO 10002:2018 Yeni Nesil Müşteri Memnuniyeti Yönetim Sistemi;
Planlama, tasarım, geliştirme, işletme, bakım ve iyileştirme dahil olmak üzere bir organizasyon içindeki ürün ve hizmetlerle ilgili şikâyetlerin ele alınması sürecine ilişkin kılavuz bilgiler veren, açıklanan şikayet-taşıma süreci, genel bir kalite yönetim sisteminin süreçlerinden biri olarak kullanım için uygun olan, müşteriyi ve müşteri ilişkilerini yönetmekle ilgili geliştirilen tüm stratejilerin toplamına denir.
ISO 10002:2018; karlılık, gelirler ve müşteri tatminini en üst düzeye çıkarmak üzere tasarımlanmış bir iş standardıdır.
Müşteriler ile daha karlı ve uzun dönemli ilişkiler ve etkileşimler kurulması için, ISO 10002:2018 mutlak gerekliliklerden biridir. Şirketin potansiyel ve var olan müşterileri ile uzun dönemli ilişkiler kurmasını ve bu ilişkileri geliştirmesini sağlayan bir yönetim yaklaşımıdır.
Bu standard, türüne veya boyutuna veya sağladığı ürün ve hizmetlere bakılmaksızın herhangi bir kuruluş tarafından kullanılmak üzere tasarlanmıştır.
Ayrıca tüm sektörlerdeki kuruluşlar tarafından kullanılmak üzere tasarlanmıştır. Ek B, özellikle küçük işletmeler için rehberlik sağlar.
Bu standard, şikayetlerin ele alınmasının aşağıdaki yönlerini ele almaktadır:
a) Geri bildirime açık (şikayetler dahil), alınan şikayetleri çözme ve kurumun müşteri hizmetleri dahil olmak üzere ürün ve hizmetlerini geliştirme becerisini geliştiren müşteri odaklı bir ortam oluşturarak müşteri memnuniyetini arttırmak;
b) Personel eğitimi dahil olmak üzere kaynakların uygun şekilde edinilmesi ve dağıtılması yoluyla üst yönetimin katılımı ve taahhüdü;
c) Şikayet sahiplerinin ihtiyaç ve beklentilerini tanımak ve ele almak;
d) Şikayetçiyi açık, etkili ve kullanımı kolay bir şikayet süreci ile sağlamak;
e) Müşteri hizmetleri de dahil olmak üzere ürün ve hizmetlerin kalitesini iyileştirmek için şikayetleri analiz etmek ve değerlendirmek;
f) Şikâyet ele alma sürecinin denetlenmesi;
g) Şikayetlerin ele alınması sürecinin etkinliğini ve verimliliğini gözden geçirmek.
Ayrıca bu standard, kuruluşun dışındaki çözüm veya istihdam ile ilgili anlaşmazlıklar için atıfta bulunulan anlaşmazlıklar için geçerli değildir.
Dünya üzerinde hızla artan rekabete bağlı olarak müşteriye sürekli ekonomik, kaliteli, kişisel mal ve hizmetler sunulması, müşteri sadakatinin ciddi biçimde azalmasına yol açmış; müşteriyi elde tutmak isteyen şirketler kar marjlarını azaltmışlardır. Karlılığı arttırmanın temel yolu farklılık yaratmaktan geçmesine karşın, teknolojik gelişmelerin hızla genele yayılması nedeniyle ürün özelliklerinde bunu sağlamak imkansız hale gelmiştir. Bu durumda farklılık yaratmanın ve karlılığı arttırmanın tek yolu, birebir pazarlama ile müşteri sadakatini arttırmaktan geçmektedir. Müşteri İlişkileri Yönetimi, firmalara bu avantajı sağlamaya yönelik olarak doğmuştur.
Dünyadaki değişime, pazarlama stratejileri açısından bakacak olursak; 70’li ve 80’li yıllar kitlesel pazarla, 90’lı yıllar hedef pazarla, 2000’ler ise kişisel hizmet, ürün ve ilgi ile özdeşleştirilebilir. Büyük şirketlerin pazarlama birimleri, 1970’lerde ürün/hizmeti satmaya çalışırlarken, 1990’larda ise imaj ekonomisi ile belirli ürünler için belirli pazarlar, hatta aynı ürünün farklı renkleri için farklı pazarlar araştırma yoluna gidildi. Günümüzde ise bu segmentasyon da ortadan kalkmakta ve müşteriler artık kitleler değil bireyler olarak şirketlerin karşısına çıkmaktadırlar. Müşteri İlişkileri Yönetimi, müşterilerin artık kitleler veya gruplar değil, bireyler olarak tanımlanmasının sonucudur.
İntersistem Belgelendirme olarak yaptığımız tanımlama ile kısaca;
“Müşteriyi memnun ederseniz size para kazandırır ve devamlılığı halinde kazancım devamlı olmasını sağlar.”
Diğer Nedenleri:
Bir kuruluşun mevcut müşterisini elinde tutması, yeni müşteri edinmesine kıyasla en az dört kat daha masraflıdır. Müşteri kaybeden kuruluşların bu kayıplarını telafi etmeleri ve itibarlarını tekrar kazanmaları büyük çaba ve maliyet gerekir. Bu durumlara maruz kalmamak için her yönetim sisteminin ortak yaklaşımı olan önleyici yaklaşımla sistemimizi yönetmemiz gerekmektedir.
•Müşteriyi önemsediğinizi göstermek için,
•Müşteri şikayetleri yönetim sisteminizin rakiplerle kıyaslandığında daha üst seviyelerde uygulandığını göstermek için,
•Mükemmel bir müşteri ilişkileri yönetimi vitrini oluşturduğu için,
•Müşteri şikayetleri yönetimi konusunda çalışanların bilinç ve dikkatlerini geliştirmek için.
Bu sebeple ISO 10002:2018;
•Müşteri şikayeti ile karşılaşılan durumlarda kuruluşlara nasıl davranmaları gerektiğine dair yol gösterir.
•Kuruluşlara, müşteri ile yaşanan bir olay sonrasında “özür” dilememiz yeterli mi, yoksa telafi etmek için tazminat ödemek de dahil olmak üzere daha büyük bir faaliyet mi planlamamız gerektiğine dair rehberlik eder.
•Müşteri ile yaşanan problemlerin en adil şekilde ele alınmasını sağlar.
•Şikayetlerden ders çıkarılarak iyileştirmeye açık alanların tespit edilmesini sağlar.
ISO 10002:2018 Yeni Nesil Müşteri Memnuniyeti Yönetim Sistemi, kuruluşların elektronik ticaretle ilgili olanlar dahil olmak üzere tüm ticari veya ticari olmayan faaliyetler için etkili ve verimli bir şikâyetlerin ele alınması sürecini planlamak, tasarlamak, geliştirmek, işletmek, sürdürmek ve iyileştirmek için rehberlik sağlamaktadır.
ISO 10002:2018 standardı, öncelikle müşteri şikayetleri yönetimi ile ilgili “yönetim taahhütlerinin” yerine getirilmesini öngörmektedir.
Bu doğrultuda aşağıda verilen ilke ve prensipler tanımlanmıştır;
•Yönetim prensipleri,
•Müşteri şikayetlerinin yönetimi için çerçeve,
•Planlama ve tasarım,
•Müşteri şikayetlerinin yönetimi sürecinin işletilmesi,
•Süreklilik ve geliştirme.
Detaylı Genel İlkeler ise:
İlkeler 1.Şeffaflık
Müşterilere, personele ve diğer ilgili taraflara şikâyetin nasıl ve nerede ele alınacağına dair bilgi, yeterli şekilde ilan edilmelidir.
İlkeler 2.Erişilebilirlik
Şikâyetleri ele alma prosesi bütün şikâyetçiler için kolayca erişilebilir olmalıdır. Şikâyetlerin yapılması, çözüme ulaştırılması ayrıntıları hakkında bilgiler verilmelidir. Şikâyetleri ele alma prosesi ve destek bilgisi kolay anlaşılabilir ve kullanılabilir olmalıdır. Bilgi açık bir dilde olmalıdır. Şikâyet yapmaya yönelik bilgi ve yardım, şikâyetçiler için dezavantaj oluşturmayacak şekilde, büyük boy baskı, Braille (parmaklarıyla dokunarak okumaları için kabartma harflerden meydana gelen alfabe ve baskı sistemi) veya teyp gibi alternatif formatlar dahil olmak üzere, ürünün sunulduğu veya sağlandığı format veya dilde, mevcut olmalıdır.
İlkeler 3.Cevap verebilirlik
Şikâyetin alınmış olduğu şikâyetçiye derhal bildirilmelidir. Şikâyetlere aciliyetlerine göre kısa sürede cevap verilmelidir. Örnek olarak önemli sağlık ve güvenlik durumları derhal ele alınmalıdır. Şikâyetçilere nazikçe davranılmalıdır ve şikâyetlerin ele alınması prosesindeki ilerlemeler hakkında bilgi verilmelidir.
İlkeler 4.Objektiflik
Her bir şikâyet, şikâyetlerin ele alınması prosesi esnasında, adil, objektif ve tarafsız şekilde değerlendirilmelidir.
İlkeler 5.Ücretler
Şikâyetlerin ele alınması prosesinin değerlendirmesi şikâyetçi için ücretsiz olmalıdır.
İlkeler 6.Gizlilik
Şikâyetçi ile ilgili, kişisel bilgiler gerekli olduğunda, sadece kuruluş içerisinde şikâyetin ele alınması amacıyla elde edilebilir olmalıdır ve müşteri veya şikâyetçi bunun açıklanmasına açıkça rıza göstermedikçe, bunlar açıklanmamalıdır.
İlkeler 7.Müşteri odaklı yaklaşım
Kuruluşun uyarlaması gerektiği müşteri odaklı yaklaşım şikayetleri dâhil olmak üzere geri bildirime açık olmalıdır ve yaptığı işlemlerle şikayetleri çözme taahhüdünü göstermelidir.
İlkeler 8.Hesap verebilirlik
Kuruluş, kuruluşun şikâyetleri ele almanın açık bir şekilde teşkil edilmiş olduğuyla ilgili faaliyetleri ve kararları için hesap verebilirliği ve bunları rapor etmeyi sağlamalıdır.
İlkeler 9.Sürekli iyileştirme
Şikâyetleri ele alma prosesinin ve ürünlerin kalitesinin sürekli iyileştirilmesi kuruluşun daimi hedefi olmalıdır.
İntersistem Teknik Sertifikasyon ve benzeri belgelendirme firmalarının yaptıkları denetimler 3.taraf denetimler olarak tanımlanmaktadır(Bkz ISO 19011). ISO 10002:2018 CRM-Müşteri Memnuniyeti Yönetim Sistemini kurmuş ve uygulamaya geçirmiş olan firmaların belgelendirilmesi aşağıdaki aşamalarından sonra gerçekleştirilebilmektedir :
1.TEKLİF AŞAMASI : Sistemini kurmuş olarak belgelendirilmek isteyen firmalar öncelikle Belgelendirme firmalarından fiyat teklifi alır. Belgelendirme firmaları fiyatlarını belirlerken Belgelendirilecek firmada çalışan personel sayısına ve firmanın kapsamındaki tasarım durumlarına göre fiyatlarını belirlemektedirler. Firmanın büyük olması denetim için daha fazla gün ayrılmasını v.b. durumları gerektirdiği için tetkikin bütün proseslerinin gerçekleştirilmesinde öncelikli olarak çalışan sayısının bilinmesi gerekmektedir. Fiyat teklifinin kabulü halinde belgelendirilecek olan firma Belgelendirme kuruluşuna ( İntersistem Teknik Sertifikasyon' a ) müracaat eder.
2.MÜRACAAT AŞAMASI : Belgelendirilmek isteyen işletme, Belgelendirme kuruluşuna ( İntersistem Teknik Sertifikasyon' a ) ait müracaat formunu doğru ve eksiksiz olarak doldurarak müracaat sırasında CRM, Müşteri Memnuniyeti Yönetim Sistemi (ISO 10002:2018) dokümanlarını ve istenen diğer ek evrakları hazırlayarak Belgelendirme kuruluşuna sunarak müracaatını yapar.
3.DOKÜMAN TETKİKİ AŞAMASI(1.AŞAMA DENETİM): Belgelendirme kuruluşuna ( İntersistem Teknik Sertifikasyon' a ) müracaat eden firma müracaat sırasında ilgili sistem / sistemlere ait Dokümanlarının bir örneğini de sunar. Belgelendirme kuruluşu tarafından görevlendirilen Baş Denetçi tarafından Sistem dokümanları incelenerek ilgili standart şartlarını karşılayıp karşılamadığı kontrol edilir. Bu inceleme neticesinde şartlar karşılanmış ise firma denetim planına alınır. Karşılamaması durumunda ise müracaat eden firmaya durum yazılı olarak raporlanarak eksikliklerinin gidermesi istenir. Firmanın eksikliklerini gidermesinden sonra denetim planına alınır. Doküman tetkiki ile birlikte baş denetçi tarafından gerekli görülmesi halinde bir ön ziyaret de planlanabilmektedir.
4.DENETİM PLANLAMA AŞAMASI : Belgelendirme kuruluşu ISO 17021 şartlarına bağlı kalarak kuruluşun büyüklüğüne göre firmada uygulamaların yerinde görülmesi için gerekli olacak denetim süresini ve uygun denetçileri , tarihi belirler. Bu bilgiler firmaya ulaştırılarak teyidi istenir. Denetim Plan Teyidinin ardından ilgili tarihte denetim yapılır.
5.DENETİM AŞAMASI (2.AŞAMA DENETİM): Planlanan tarihte firma denetimi gerçekleştirilir. Denetim açılış toplantısı ile başlar. Daha sonra denetim programına uygun olarak ilgili departmanlar yerlerinde ziyaret edilerek sistem şartlarına ait dokümanlar ve uygulamaları denetçiler tarafından incelenir. Bütün standart maddeleri ve departmanların tetkikinin ardından denetçiler var ise bulgularını değerlendirerek Belgelendirme için olumlu veya olumsuz olarak tavsiye kararını verir. Bu karar kapanış toplantısı vasıtası ile firmaya da aktarılır. Denetim ekibinin verdiği karar olumsuz olur ise ilgili uygunsuzlukların düzeltilmesi talep edilir. Denetim ekibinin verdiği karar olumlu ise veya uygunsuzlukların giderilmesi, bunun belgelendirme kuruluşu tarafından teyit edilmesinin ardından ( Takip tetkiki veya tetkik sırasında yapılan düzeltmeler , düzeltmelerin belgelendirme kuruluşuna ulaştırılması ve bunun doğruluğunun onaylanması ) belgelendirme kuruluşunun iç prosedürü işlemeye başlar.
6.SÖZLEŞME AŞAMASI: Raporların ilgili komite tarafından incelenerek onaylanması durumunda sertifikalar hazırlanarak firma ile Belgelendirme Sözleşmesi yapılır ve ilgili sistem belgesi firmaya sunulur.Belgeler ve sözleşme üç yıl geçerli olup bu süre içerisinde Belgelendirme kuruluşu tarafından yılda en az 1 defa Gözetim Tetkiki yapılarak sistem şartlarının devamlılığının takibi yapılır. Bu tetkikin sonuçları ve sözleşme şartları baz alınarak bu çalışmalar devam ettirilir.
7. BELGE YENİLEME AŞAMASI: Belge geçerlilik süresi dolmadan bir iki ay önce, belge sahibi firma başvuruda bulunarak, belge süresinin uzatılmasını talep eder. Bu durumda belgenin denetimi yapılır ve belge geçerlilik süresi ilk ara denetim yapılarak devam eder, 2. Aradenetim bitmiş ise üç(3) yıl daha devam eder(yeniden belgelendirme sürecine döner).
Vergi levhası olan her türlü işletme, esnaf dükkanı, Şirketler, Holdingler v.b. yapılar rahatlıkla ISO 10002:2018’ ü kurabilir ve belgelendirilebilirler, Dahası;.
Online, internet ticareti (e-ticaret) yapan kuruluşlar dahil olmak üzere tüm ticari ve ticari olmayan kuruluşlarda uygulanmakta olan müşteri şikayetlerinin ele alınması süreçlerinin, etkin ve verimli bir şekilde tasarlanması ve sürdürülmesi için iyi bir yol gösterme aracıdır.
STANDARDIN MADDE KAPSAMI